TYPO3 moduler som Linkfactory har udviklet

Teknisk set er det de samme moduler man anvender uanset om de bruges på offentligt tilgængelige sider, eller om de skjules bag et login, som man typisk gør det med intranet og extranet løsninger.   

Men for mange virksomheder er intranettet et et vigtigt strategisk værktøj ift. deling af viden og mål internt i organisationen. Samtidigt er det en vigtig kommunikationskanal for medarbejdere spredt ud over kloden.

I Linkfactory har vi stor erfaring med intranet og typiske funktionaliteter vi implementerer er telefonbøger, booking af lokaler og adgang til andre backend systemer etc., der giver virksomhedens medarbejdere værktøj til at håndtere relevante opgaver. Helt analogt med når man vælger hvilke moduler der skal være på internet delen af hjemmesiden.

Hertil kommer så integration til den organisatoriske infrastruktur, med fælles login (single sign-on), opkobling til netværksdrev og login til interne IT-miljø (f.eks. Windows login, exchange, dokumenthåndtering, andre webservices mm.)

Da intranet altid er en løsning der skal tilpasses organisationens specifikke behov, har vi her kun listet generelle hovdedfunktioner - husk at alle andre TYPO3 moduler også kan anvendes.

Hovedfunktioner

• Almindeligt sideindhold, nyheder, arrangementer, kalendere eller hvad man ønsker
  • personalehåndbog, ferieplaner, kundedatabaser, varedatabaser etc.
• Nyheder, kalendere, arrangementer mm kan opsættes til at vise pr afdeling, region mm.
• Dokumenthåndtering - upload i fælles/personlige mapper
  • Udvælgelse af dokumenter og dokumentskabeloner via søgning (søger på titel, type, meta-data, emner, kategori m.m.)
• Telefon- og adresseliste over ansatte i organisationen, med søgning. Kan nemt udvides med felter for vilkårlige data, f.eks. kompetencer
• Personlige sider for den ansatte
• Mødekalendere
• Lokalebooking
• Single-sign on til eksisterende IT-infrastruktur, (Microsoft, Exchange, Lotus Notes mm.)
• Netværksdrev
• Brugerhåndtering - SSO, LDAP, OpenID, Digital Signatur

Mange organisationer har et højt flow af nyheder på hjemmesiden. Modulet Artikel til PDF gør det muligt på baggrund af udvalgte artikler, automatisk at generere PDF dokumenter. Mulighederne med modulet er mange og anvendes allerede nu af Linkfactorys kunder, til at lave hele blade og tidsskrifter på baggrund af nyheder og artikler. Da artiklerne oprettes ved hjælp af nyhedsmodulet bevarer man naturligvis alle de fordele, dette bringer med sig.

Hovedfunktioner

• Redaktionelt godkendelsesflow mellem skribenter, redaktører og publicister
• Ensartede processer omkring håndteringen af tekst og billeder
• Kommentarsystem baseret på email mellem redaktører inden endelig publicering
• Versionering af tekstligt indhold
• Layout styres af CSS og der er derfor relativt få begrænsninger i forhold til design
• Mulighed for eksport til Adobe InDesign til videre behandling

Arbejdsflow

• Redaktionelle rutiner og godkendelsesflow mellem forfatter og redaktionen

Håndtering af proces omkring tekster/billeder

• Artikler fødes på nettet og alle henter indhold derfra.
• Der anvendes et redaktionelt miljø Linkfactory har udviklet, hvor artikler kan sendes til kommentering via e-mail og forfatteren kan se artiklen og kommentere den. Kommentarer fremvises i det redaktionelle miljø og redaktører vil kunne tilføje kommentarer, ligesom ændringer mellem de forskellige versioner kan ses ved teksten.

Eksport til Adobe InDesign

For PROSA har Linkfactory udviklet muligheden for at eksportere indhold som XML data - dermed kan det importeres direkte ind i InDesign og evt. køres igennem en XSLT fortolker og ind i færdigt design.

Eksempler

FTF's fagblad Resonans - artikler samles til fagblade, der kan downloades som PDF, samtidigt med at de indgår som artikler på web.

www.ftf.dk/magasinet-resonans/

En stor del af en fagforenings eller virksomheds styrke udgøres af medlemmernes kollektive viden. Med en fælles fagdatabase er det muligt at samle afhandlinger, artikler, fagblade m.m. og gøre denne viden tilgængelig for andre medlemmer og medarbejdere. Hermed får man dels et centralt sted at opdatere sin faglige viden og samtidig forankrer man organisationen som stedet hvor man kommer for at blive opdateret. For det enkelte medlem har det den fordel, at det er en stor mulighed for at få vist andre, hvad man kan.

Hovedfunktioner

• Artikler/ fagblade kan tildeles kategorier, der igen bruges ved differentiering af søgeresultater (kategorier kan være hvad man har behov for)
• Et indlæg kan både have abstract og vedhæftede filer, typisk PDF, samt typiske stamdata som forfatter, årstal m.m. Felter kan udvides efter behov.
• Brugere/medlemmer indsender selv PDF-artikler til databasen - kan sendes via administrativ godkendelse inden offentliggørelse
• Avanceret søgemaskine, søgning kan foregå i emner, typer af materialer, tidsrum, fritekst m.m.
• Ved søgning i databasen kan layout af søgeresultat tilpasses efter behov

Eksempler

Ergoterapeutforeningen - artikelbase

Regionale sider skal forstås som muligheden for at have forskellige dele af hjemmesiden særskilt for den enkelte region eller afdeling - herunder f.eks. kalendere, nyheder, arrangementer eller i princippet de funktioner man ønsker - men målrettet regionens aktiviteter.

Hver region styres af egne redaktører og kan enten styres af centrale eller lokale administratorer. Fordelene er at redaktører på store tvær-regionale hjemmesider kun skal forholde sig til deres egen region og TYPO3 sættes op til kun at give dem adgang til de områder af hjemmesiden, de skal bearbejde.

Dermed opnår man overskuelighed for den enkelte redaktør samt fleksibel administration. Da regionerne kører i samme TYPO3 løsning, skal moduler kun installeres 1 gang og kan så anvendes på alle regionale dele af hjemmesiden. Herudover kan hver enkelt region også have sit eget design.

Hovedfunktioner

• Regionalt indhold
• Nemmere administration, da alle regioner anvender de samme moduler, men med eget lokalt styret indhold
• Deling af data på tværs af regioner
• Overskuelighed for redaktører, da de kun får adgang til regionalt indhold
• Mulighed for eget sidelayout for regionerne

Eksempler

Fagforeningen FTF - anvender alle moduler for nyheder, arrangementer, kontaktpersoner, der således administreres centralt, men bruges regionalt.
http://www.ftf.dk/regioner/

Foreningen af Danske Radiografer - regionskort på forsiden, hver region har egne aktiviteter, nyheder mm.
http://www.radiograf.dk/

FSLNET - en løsning baseret på visninger i forhold til regioner, hver region har sit eget subdomæne med egen kalender, men alle i samme TYPO3 løsning, dvs. kun et sted for en overordnet administrator at arbejde med alle regioner, mens hver region kun ser den del de skal have adgang til. Dermed kan data deles fra en region til en anden i kalendere.
http://kreds10.fslnet.dk/840/

Min side er en samlefunktion, der gør det muligt for brugere på hjemmesiden at sammensætte deres egen portalside, med links (bogmærker) til det indhold, de synes er interessant, ud fra RSS-feeds. Det gælder RSS nyhedskanaler fra egen hjemmeside, eller RSS-feeds fra eksterne hjemmesider.

På "Min side" har brugeren igen mulighed for at bestemme hvor mange nyheder fra det enkelte feed, man vil have vist. En nem og hurtig måde for brugere at skabe et overblik over informationstunge websider.

Profilsider er sider, der er møntet mere på brugerlogin i organisationen og har netværk og opbygning af netværk brugere imellem, som udgangspunkt. Medlemmet kan angive faktuelle, faglige og jobmæssige data, f.eks. i form af CV, som det kendes fra LinkedIn, der igen kan bruges i mange andre sociale sammenhænge, i fora og debatter m.m. samt til udsendelse af målrettet fagligt indhold og jobsøgning.

Hovedfunktioner

• Baseret på RSS-feeds fra nyhedsmodulet
• Kan integreres på alle sider, der har feeds
• Brugere kan abonnere på egne og eksterne feeds ...og selv bestemme hvor mange nyheder pr. feed de vil have vist.
• Kræver ikke login, da baseret på cookies

Eksempel

Fagforeningen FTF - vælg en side og klik på diskettesymbolet for at gemme siden i "Min side".
http://www.ftf.dk/index.php?id=32473

Virksomheder og foreninger har som oftest forskellige personer til at varetage forskellige arbejdsopgaver og områder, f.eks. en formand, forskellige redaktører, diverse udvalg etc. De forskellige ansvarlige personer kan optræde på websiden i mange forskellige sammenhæng. Modulet Person-, kontakt- og udvalgslister gør det muligt, automatisk at indsætte tilknyttede personer på de rette sider og lave oversigter over alle personer, tilknyttet de enkelte udvalg.

Det sparer tid, da redaktørerne ikke længere skal indsætte informationerne manuelt og gør det nemt for brugerne hurtigt at finde den rette kontaktperson og dermed lette sagsbehandling og kontakt mellem organisation og bruger.

Stamdata om den enkelte sideansvarlige kan indeholde snart sagt hvad som helst, såsom direkte telefonnummer, afdeling, mail, eller hvad man har behov for at vise til websitets brugere.

Oganisationen kan også anvende modulet til at vise oversigter over afdelinger og ansatte eller udvalg mm.

Hovedfunktioner

• Kontaktdata oprettes via formularer i TYPO3 eller kan importeres fra komma-separerede filer
• Felter for stamdata kan nemt udvides med felter til specifikke oplysninger
• Redaktører skal blot klikke på kontaktansvarlige ud fra lister som administrator har oprettet
• Mulighed for avanceret personlister hvor den enkelte person kan have forskellige roller i forskellige sammenhæng i organisationen
• Mulighed for mange forskellige liste og detailvisninger af kontaktpersoner

Eksempler

Kulturarvstyrelsen - kontaktperson vises på alle undersider i højre side med relevante stamdata eller som i eksemplet med en samlet, søgbar oversigt
http://www.kulturarv.dk/om-os/medarbejdere/

PROSA - avanceret med mange roller for den enkelte person afhængig af placering i organisationen og hvor på hjemmesiden informationer skal vises - her vises kun ansatte siden men på artikler og indlæg optræder der også ansvarspersoner
http://www.prosa.dk/kontakt-os/ansatte/

Indmeldelse eller andre former for registrering af brugerdata kan relativt nemt realiseres i TYPO3. Indmeldelser opbygges af formularer og i TYPO3 kan dette klares med guider, så man ikke er tvunget til at kode formularelementer af egen hånd. Herudover kan formularfelterne tilpasses specifikt efter behov, så man kan få nøjagtigt de stamdata for medlemmet, man skal have. Linkfactory har videreudviklet grundmodulet med yderligere funktioner, der automatiserer store dele af registreringsprocessen, både for brugere og for administratorer.

Hovedfunktioner

Guider til oprettelse af formularer eller oprettelse direkte som HTML kode

Brugere og brugerdata kan synkroniseres med Front End brugere i TYPO3 og dermed automatisk give adgang til password beskyttede sider

Medlemmer kan rette stamdata via login

Mulighed for automatisk tilsendelse af ændringer i stamdata til udvalgte brugere, med fremhævelse af ændringer

Mulighed for automatisk udsendelse af blanketter i PDF til medlemmet eller gemme data til senere godkendelse af administrator

Mulighed for integration til eksterne systemer, så brugere også oprettes i disse 

Medlemslister kan importeres fra kommaseparerede lister

Eksempler

Ergoterapeutforeningen - forskellige indmeldelsesformularer, rettelse af stamdata, login til medlemssider
http://www.eft.dk/3468

Med modulet Dokumenthåndtering kan Linkfactory tilbyde organisationen et værktøj til elementær dokumenthåndtering. Brugere kan uploade Word dokumenter til TYPO3 løsningen og tildele dem en titel og evt. en kategori. Derefter kan andre brugere søge efter dokumenter ud fra fritekst søgning, titel og kategori.